Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro danh tiếng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Các doanh nghiệp lớn được công chúng biết đến nhiều hơn - vì vậy họ dễ bị dư luận xấu hơn các công ty nhỏ. Các doanh nghiệp lớn cũng có nhiều khả năng có nguồn tài chính để sửa chữa danh tiếng bị tổn hại. Thật không may, các công ty nhỏ có thể không sống sót sau một sự kiện tin tức tiêu cực, đặc biệt là trong thời đại truyền thông xã hội dễ dàng thúc đẩy việc lan truyền thông tin có hại. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem xét các rủi ro uy tín tiềm ẩn đối với công ty của bạn trước khi chúng xảy ra. Dưới đây là danh sách một số vấn đề phổ biến nhất và những gì bạn có thể làm để bảo vệ doanh nghiệp nhỏ của mình.

Rủi ro danh tiếng là gì? 

Rủi ro về danh tiếng là khả năng những công khai không tốt có thể làm tổn hại đến hình ảnh công chúng của doanh nghiệp và làm giảm khả năng tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. 

Danh tiếng của một công ty là chủ quan và dựa trên nhận thức của công chúng. Ý kiến ​​của một doanh nghiệp có thể chính xác (hoặc có thể không), nhưng trong cả hai trường hợp, nó có thể thúc đẩy hành vi của người tiêu dùng, nhân viên, nhà đầu tư và cơ quan quản lý. Mặc dù ý kiến ​​tiêu cực có thể ngăn cản mọi người tương tác với công ty, nhưng danh tiếng tốt sẽ giúp một doanh nghiệp nhỏ có được khách hàng mới, đảm bảo nguồn tài chính và thu hút nhân viên có năng lực. Nó thúc đẩy kết nối với cộng đồng, nhà cung cấp , nhà cung cấp, nhà tư vấn và những người khác.

Một danh tiếng tốt cần một thời gian dài để vun đắp và nỗ lực đáng kể để duy trì, và sau đó nó có thể nhanh chóng bị phá hủy. Nhiều doanh nghiệp được kết nối với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác thông qua Internet, và điều này khiến họ dễ bị tổn thương. Danh tiếng của họ có thể dễ dàng bị tấn công chỉ với một vài thao tác trên bàn phím máy tính.

Các loại sự kiện gây thiệt hại

Các vụ bê bối truyền thông có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn bao gồm: 1

• Vi phạm dữ liệu : Mặc dù bất kỳ vi phạm dữ liệu nào cũng có thể gây tổn hại đến danh tiếng của công ty bạn, nhưng một sự cố liên quan đến dữ liệu nhạy cảm như số an sinh xã hội hoặc ngày sinh có thể gây hại nhiều hơn nếu kẻ trộm dữ liệu bán nó trên thị trường chợ đen. Theo Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ, các email lừa đảo tới nhân viên thường là đường truyền trực tiếp vào hệ thống máy tính của công ty bạn, là nguyên nhân hàng đầu gây ra vi phạm dữ liệu. 2 
• Các vấn đề về nhân viên : Thật tồi tệ nếu bạn phát hiện ra công nhân của mình (hoặc tệ hơn là hiệu trưởng công ty của bạn) đã vi phạm pháp luật. Nhưng nếu sự thật đó được công khai, nó có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của công ty bạn. 

• Thu hồi và sản phẩm bị lỗi : Bạn muốn sản phẩm và dịch vụ của mình là hàng đầu. Nhưng nếu bạn phải thu hồi một sản phẩm hoặc nếu bạn nhận được dư luận xấu về sản phẩm bị lỗi, bạn không chỉ phải khắc phục sự cố (và quản lý các vấn đề pháp lý tiềm ẩn) mà còn phải sửa chữa những thiệt hại cho danh tiếng của bạn. 
• Các bài đăng tiêu cực trên mạng xã hội : Một khách hàng có thể đăng bài đánh giá tiêu cực hoặc không chính xác trên một trang mạng xã hội như Yelp, hoặc một nhân viên có thể viết điều gì đó khiến công ty bạn xấu hổ. 
• Tai nạn tại nơi làm việc : Tai nạn có thể gây tổn hại đặc biệt nếu chúng liên quan đến các trích dẫn của Cơ quan Quản lý Sức khỏe và An toàn Công ty (OSHA) hoặc bằng chứng khác về các vấn đề an toàn. Ví dụ: một nhân viên của doanh nghiệp xây dựng của bạn có thể bị thương trong một vụ sập rãnh mà lẽ ra có thể được ngăn chặn bằng cách che chắn thích hợp.

Bảo vệ danh tiếng của công ty bạn

Nhiều chủ doanh nghiệp không nghĩ đến danh tiếng của công ty họ cho đến khi danh tiếng của công ty đã bị tổn hại bởi sự công khai tiêu cực. Đây là một sai lầm. Thời điểm tốt nhất để bảo vệ danh tiếng công ty của bạn là trước khi một sự kiện gây thiệt hại xảy ra. Dưới đây là một số mẹo:

• Xác định các sự kiện có khả năng gây thiệt hại : Bạn không cần xác định chính xác mọi mối đe dọa, chỉ cần xác định những sự kiện có khả năng xảy ra nhất. Bạn có thể sử dụng danh sách nêu trên làm điểm khởi đầu.
• Quyết định phản hồi về vấn đề của khách hàng : Nếu bạn nhận được đánh giá tiêu cực trên Yelp, bạn có thể thực hiện một số điều: Bạn có thể bỏ qua bài đăng, yêu cầu những khách hàng hài lòng đăng đánh giá tích cực hoặc đề nghị sửa chữa bất kỳ sai lầm nào nhận thấy. Nếu người đánh giá đã đưa ra những tuyên bố sai (ví dụ, mục đích của bộ y tế là điểm kém), bạn nên phản bác lại bằng các dữ kiện.

• Lập chính sách truyền thông xã hội rõ ràng : Chỉ định ai có thể truy cập tài khoản mạng xã hội của công ty bạn, ai có thể đăng nội dung và thông điệp bạn muốn truyền tải khi truyền thông về công ty của mình. Chính sách truyền thông xã hội của bạn cũng nên mô tả cách người lao động nên cư xử trực tuyến. 3
• Giải quyết các vấn đề nhỏ một cách nhanh chóng : Các vấn đề nhỏ có thể trở thành vấn đề lớn nếu chúng không được giải quyết ngay lập tức. Một vài con gián trong nhà bếp thương mại có thể nhanh chóng trở thành ổ truyền bệnh. Tương tự như vậy, khiếu nại về một sản phẩm bị lỗi có thể chỉ ra một vấn đề sản xuất chưa được khắc phục, cuối cùng có thể dẫn đến việc thu hồi chính thức.
• Tạo một kế hoạch an ninh mạng : Ủy ban Truyền thông Liên bang cung cấp một nguồn tài nguyên trực tuyến có tên là Small Biz Cyber ​​Planner để giúp bạn tạo một kế hoạch an ninh mạng tùy chỉnh hoặc bạn có thể thuê một chuyên gia để kiểm tra rủi ro tiềm ẩn và mức độ rủi ro của doanh nghiệp bạn. Gói của bạn nên bao gồm quy trình bảo mật dữ liệu nhạy cảm trên mạng, trang web và trong hệ thống thanh toán của bạn. Nó cũng phải giải quyết các trò gian lận, gian lận và bảo mật của nhân viên, cùng với một quy trình để ứng phó với các sự cố. 
• Tìm kiếm sự trợ giúp từ các công ty danh tiếng trực tuyến : Các công ty này có thể theo dõi thiệt hại về danh tiếng, giúp bạn loại bỏ các đánh giá xấu, tin bài hoặc bài đăng trên mạng xã hội và nâng cao hồ sơ trực tuyến tổng thể của bạn.

Bảo hiểm có thể giúp gì không? 

Bạn có thể tự hỏi liệu các chính sách bảo hiểm tiêu chuẩn có bảo vệ bạn khỏi những thiệt hại về danh tiếng hay không. Không thường, không. Các chính sách trách nhiệm chung bao gồm doanh nghiệp của bạn chống lại các vụ kiện. Nói cách khác, khi doanh nghiệp của bạn bị cáo buộc đã gây hại cho người khác, chính sách trách nhiệm pháp lý sẽ bao gồm các thiệt hại của bên thứ ba đó và phí pháp lý của bạn, nhưng không bao gồm các ảnh hưởng mà sự cố có thể gây ra cho doanh nghiệp của bạn. 

Có một thứ gọi là bảo hiểm tổn hại danh tiếng độc lập, nhưng không rõ mức độ khả dụng của những thứ này đối với các doanh nghiệp nhỏ. 

Các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể cùng nhau áp dụng các biện pháp bảo vệ có giới hạn thông qua các hình thức bảo hiểm khác, mặc dù nhiều người nhận thấy chi phí của các chính sách đặc biệt là quá cao. Ví dụ: chính sách trách nhiệm pháp lý trên mạng sẽ bao gồm các khoản phí do một công ty quan hệ công chúng thuê để giúp giảm thiểu công khai tiêu cực liên quan đến vi phạm dữ liệu. Nhưng 42% doanh nghiệp nhỏ được Viện Thông tin Bảo hiểm và JD Power khảo sát vào năm 2019 cho biết họ không nhận được bảo hiểm như vậy vì quá đắt. 4